【図解100連発】 仕事ができる人の報連相講座

仕事ができる人の報連相のコツをシンプルな図解で伝えます

092_できる人のメールの書き方

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メールのことで悩んでいませんか。やり方のことであり、内容のことです。どのような書き方をしたらよいのか、悩んでいるという声をよく聞きます。
 
悩んでいる人はたいてい、自分自身が受け取ったメールの対応に困った経験があるから、または今現在困っているからです。例えば、何をしたいのかわからない、何を求めているのかわからない、そんなメールが送られてきた、受信したときほど困ることはありません。1日に50通以上も送られてくるという人もいます。件名を一覧するだけでも大変です。そのうえに、これでは、たまったものではありません。大問題です。
 
何事も目的が肝心です。報連相もメールも同じです。目的に照らして、目的にあったやり方をすればよいのです。やり方、手段の良し悪しは、目的に照らしてこそ判断できます。
 
何のためにメールを発信するのか。目的は、はっきりしていますか。メールを発信する目的は、自分が「相手に何かしてもらいたいから」するものでもあります。メールを発信する主な目的は、おおよそ3つです。
 
・メールして、知っていてほしい
・メールして、承認がほしい
・メールして、何かをしてほしい
 
メールの目的が相手に伝わらない(伝わるような書き方をしていない)から、受信者である相手は、困ってしまうのです。発信者が、何をしたいのか、何を求めているのか、わからないから、困ってしまうのです。メールを読むだけでよいのか、返事をしなくてはいけないのか、それとも、何かをしてほしいのか(例えば、折り返し電話がほしい、打ち合わせの時間をつくってほしい、資料を届けてほしい、など)です。
 
メールで、まず伝えるべきことは、この目的です。何のためのメールなのか、メール本文の「はじめに」書きましょう。例えば、こんな感じです。
 
・〇〇の件、情報共有します。読むだけで、お返事はいりません。
・〇〇の件です。進めてよろしいでしょうか。お返事ください。
・〇〇の件です。〇〇をお願いします。ご予定を連絡ください。
 
これらを、本文ではなく、件名(あるいは本文の見出し)のところに、簡潔な言葉にして伝えるという人もいます。メールを受信する相手のことを考えることのできる人です。
 
メールの基本は、発信の目的を受信者に明確に伝えることからはじまります。目的の大切さは、メールだけではありません。すべての仕事にいえることです。