095_相手の聞きたい順番で話す

報連相を、相手の都合も考えずに一方的に、はじめる人がいます。何のことなのかわからない話を、いきなりはじめられて腹立たしく思った経験はありませんか。相手あっての報連相です。相手の都合も考えずに、一方的にはじめてよいわけがありません。そんなやり方では、いくら頑張っても伝わりません。頑張るところが間違っています。

自分の話を、相手にきちんと受け取ってもらうためには、まず相手のことを考える必要があります。相手の都合や状況、そしてタイミングです。「今少し、よろしいでしょうか」「あとでお時間をいただきたいのですが…」などのひと言は欠かせません。そのうえで、相手が受け取りやすいようなやり方をすることです。

相手が受け取りやすいやり方のコツは、話の順番にあります。相手が聞きたい順番にすることです。次の順番です。

①これから、何の話をするのか？

②この話で、何をしてほしいのか？

③この話で、何を言いたいのか？結論は？そのワケは？

はじめに、①これから、何の話をするのか？を相手に伝えます。話をはじめる際に、最も相手が聞いておきたいことです。「〇〇の件です」と伝えればよいです。これからはじめる話の、いわばタイトルであり、予告です。

相手が受け取りやすいやり方は「自分だったら、どんなふうに話をされると受け取りやすいか」想像してみると、わかります。何のことなのか、さっぱりわからない話を、いきなりはじめられて腹立たしく思った経験があれば、それがヒントです。そんな時は、誰しも戸惑います。話をきく気になれません。ちょっと待って！ところで、何のことなの？と尋ねる人もいるでしょう。はじめに、これから、何の話をするのか？を相手に伝えることは重要です。

次は、②この話で、何をしてほしいのか？です。聞いてもらうだけいいという報告なのか、情報共有のための連絡なのか、意見や判断が欲しい相談なのか、相手に求めていることを明確にします。「〇〇の件で、ご相談です」と、話のタイトルにつづいて、何をしてほしい、何を求めているのかを、相手に伝えるわけです。

そして、ここからが本題です。③何を言いたいのか？結論は？そのワケは？…とつづけます。「〇〇の件で、ご相談です。実は〇〇の予定を変更していただきたいのです。そのワケは・・・」といった流れです。

相手あっての報連相です。相手のことを考えずに、自分の言いたいことを、自分が言いやすい順番で、一方的に報連相してよいわけがありません。自分の話を、相手にきちんと受け取ってもらうためには、相手の聞きたいことを、聞きたい順番で話すことです。報連相の基本です。できる人は、この基本が、しっかりしています。