102_会議の時間を切り分ける

会議は、報連相そのものです。さまざまな会議があります。報告会議、連絡会議、そして相談会議です。どんな仕事も目的に照らし合わせて手段を考えることが大切ですが、会議も同じです。できる人は、目的に応じて会議のやり方・進め方を工夫しています。

とりわけ相談会議は、そのやり方・進め方の良し悪しが、話し合いの質や成果に大きく影響します。ここでいう相談会議とは、メンバーが知恵やアイデアを出し合い、問題解決への合意形成と意思決定を行う種類のものです。双方向での質の高い話し合いが、質の高い成果につながります。

相談会議の上手な進め方のコツは、時間の切り分けにあります。大きく３つの時間帯に切り分けることです。発散、収束、合意の３つです。

はじめは「発散」の時間帯です。ここでは、メンバーの知恵やアイデアを数多く出すことに専念します。とにかくたくさんのアイデアを出すことです。アイデア出しの時間をしっかり確保することが、質の高い成果を出すためには欠かせません。

よくある失敗は、出たアイデアに、すぐに飛びついて批判したり検討に入ってしまうことです。アイデア出しが、不十分なままでは、質の高い成果を得られるはずがありません。発散は、アイデアをたくさん出すための時間帯です。アイデアを分析したり、比較検討することは、しません。むしろやってはいけません。後まわしです。

次に「収束」です。ここで、発散のときに数多く出したアイデアを比較検討しながら実行案などにまとめていきます。最後が「合意」です。まとめた実行プランを確認し合い、メンバー全員での合意形成と意思決定を目指します。

なんのために、どこまでやるのか、ここでは何を期待しているのか、目的や目標は、相談会議においても大切です。相談会議の全体についてもそうですが、発散、収束、合意のそれぞれの時間帯ごとにも、それはあります。目的や目標への意識づけは、とても重要です。会議の基盤となります。

メンバー全員が、目的や目標をわかりながら取り組んでいるのと、そうでないのとでは、取り組みの成果に大きなちがいが出てきます。できる人は、目的や目標をメンバーと共有しながら話し合いの場づくりに取り組んでいます。成果に大きく影響することを経験的に知っているからです。